Politique lanceurs d’alertes

La présente policy est adoptée conformément à la loi du 28 novembre 2022 (Moniteur Belge du 15 décembre 2022) sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national, constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé, laquelle transpose la directive européenne (UE) 2019/1937 du parlement européen et du conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.

Fostplus (ci-après « l’Entreprise ») entend mener ses activités avec intégrité et éthique, et souhaite par conséquent assurer aux auteurs de signalements visés par la loi, la possibilité de signaler, dans les conditions et selon les modalités décrites ci-après, toute potentielle violation des normes légales et réglementaires visées au point 4.1 de la présente policy, et ce de la manière la plus sereine et sécurisée possible.
 

Le signalement doit être exécuté en toute bonne foi et ne peut pas se fonder notamment sur des rumeurs ou des ouï-dire, ou faire preuve de diffamation. Tout signalement malveillant, fantaisiste ou abusif sera irrecevable ou non fondé.
Toute personne se rendant coupable d’un tel signalement est susceptible de voir sa responsabilité pénale et civile engagée.
Les auteurs de signalement bénéficient de la protection légale visée par la réglementation pour autant que:

•    Ils aient eu des motifs raisonnables de croire que les informations qu’ils signalent sur les violations étaient véridiques au moment de leur signalement et que ces informations, entraient dans le champ d’application de la réglementation et de la présente policy ;
Ce critère est apprécié au regard d’une personne placée dans une situation similaire et disposant de connaissances comparables.
•    Et qu’ils aient effectué un signalement interne, un signalement externe ou une divulgation publique dans le respect des conditions de la présente policy et de la loi. 

1-
Au sein de l’Entreprise, les signalements internes peuvent être effectués par e-mail : whistleblowing@fostplus.be

Les signalements doivent être adressés en français ou en néerlandais. Tout signalement adressé dans une autre langue devra faire l’objet d’une traduction, pouvant altérer l’exactitude du contenu du signalement.
Ce canal de signalement est accessible à tout moment, 24h/24, 7j/7. Le gestionnaire de signalement n’est toutefois joignable directement que durant les heures d’ouverture de l’Entreprise (du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30, sauf jours fériés).
Ce canal est géré d’une manière sécurisée, de sorte que la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement est assurée, les membres du personnel non autorisés n’ont en effet aucun accès audit canal de signalement interne. 
Ce canal assure en tout temps la protection de la vie privée et des données à caractère personnel de l’auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement.
Ce canal est géré par le gestionnaire de signalement, en toute indépendance. 

2-
A la suite de l’introduction d’un signalement par le canal précité, l’auteur du signalement recevra un accusé de réception suite à son signalement et ce, dans les 7 jours à compter de la réception par le gestionnaire de signalement. Un numéro de dossier lui sera communiqué, pour assurer le suivi du signalement.

3-
Le gestionnaire de signalement assurera tant la réception que le suivi du signalement et maintiendra la 
communication avec l’auteur du signalement. Le cas échéant, il demandera à l’auteur du signalement les informations complémentaires nécessaires à l’instruction du signalement. 
 

4-
Le suivi vise toute mesure prise par le gestionnaire de signalement pour vérifier et évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, pour remédier à la violation signalée, y compris par des mesures telles qu’une enquête interne.
Le retour d’informations dans un délai de 3 mois vise la communication à l’auteur de signalement d’informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi.
 

1-
Nous vous recommandons vivement de commencer par le canal interne auprès de notre gestionnaire de signalement avant d’utiliser un autre canal. En effet, votre problème sera traité efficacement et plus rapidement sur place, au sein de l’Entreprise, en vue de prendre des mesures pragmatiques et 
immédiates.

2-
Le Médiateur fédéral (Rue de Louvain 48 bte 6, 1000 Bruxelles) a été désigné par le législateur belge comme étant chargé de coordonner les signalements introduits par des canaux externes. 
En résumé, il sera chargé de recevoir les signalements externes, vérifier leur recevabilité et les transmettre à l’autorité compétente pour enquête, laquelle sera différente selon la matière mobilisée par le signalement. 
Il pourra s’agir, par exemple, du Service des marchés publics du SPF Chancellerie (en matière de marchés publics), de la FSMA, de la BNB ou du Collège de supervision des réviseurs d’entreprise (en matière de services, produits et marchés financiers), du SPF Economie (en matière de protection des consommateurs), de l’Autorité de protection des données (en matière de protection de la vie privée et des données à caractère personnel), etc.
Dans des cas exceptionnels, le Médiateur fédéral pourra également mener l’enquête au fond.