Hoe zet je een systeem op voor herbruikbaar cateringmateriaal op jouw evenementen?
Lessen en beste praktijken
De wetgeving inzake het gebruik van herbruikbare materialen in de evenementensector verandert. Dat stelt organisatoren voor uitdagingen. Daarom organiseerde de OVAM in samenwerking met Fost Plus een conferentie over dit onderwerp. Het doel was om organisatoren van evenementen informatie en tips te geven over de aanpak, de systemen en het aanbodvan hun collega-evenementenorganisatoren, gemeentebesturen en leveranciers.
De presentaties, onder leiding van Lore Claes, Sustainable Event Coordinator bij de OVAM, focuste op de redenen om over te stappen op herbruikbaar materiaal en het beleid er rond. Daarna konden de deelnemers verschillende informatiesessies naar keuze bijwonen. Een perfecte gelegenheid om meer precieze kennis over het gebruik van herbruikbaar materiaal op te doen.
Uit dit evenement konden we drie belangrijke conclusies trekken. Ontdek dus hier waarom je dit systeem moet toepassen en hoe je dit op de juiste manier kunt doen.
1. De overgang naar herbruikbaar materiaal is verplicht.
Er komen nieuwe richtlijnen om het gebruik van cateringmateriaal voor eenmalig gebruik bij zowel openbare als privé-evenementen te reglementeren. Het cruciaal dat organisatoren zich voorbereiden en hun manier van werken herbekijken om een soepele overgang in hun activiteit te waarborgen.
2. Een succesvolle implementatie van herbruikbaar cateringmateriaal hangt samen met een goed retoursysteem.
Er zijn verschillende, al dan niet monetaire, retoursystemen mogelijk. Zo zijn er onder meer ‘eco coins’, bonnen, contant geld of – vooral - digitale inleveringsmechanismen. In ieder geval is het aanbevolen dat bijvoorbeeld een beker de waarde heeft van een ‘monetaire’ eenheid die specifiek is voor de organisatie (zoals een eigen jeton). Dit speelt een belangrijke rol om deelnemers aan te moedigen hun beker of een andere herbruikbare recipiënt in te leveren voordat ze de locatie verlaten. Essentieel hierbij is dat het systeem gemakkelijk in gebruik en toegankelijk is.
Communicatie is essentieel. Zeker als je voor het eerst herbruikbaar materiaal gebruikt. Het vraagt een andere ingesteldheid, niet alleen van de organisator, maar ook van de bezoeker. Het is belangrijk om te focussen op de zichtbaarheid van de voorzieningen en om de deelnemers – liefst op voorhand - te informeren over het soort retoursysteem.
3. Dit systeem vereist een goede logistiek.
Het gebruik van dit soort materiaal brengt andere logistieke uitdagingen met zich mee dan wegwerpmateriaal. Er moet immers nagedacht worden over de organisatie van de bar, de foodtruck of het kraam, de opslag en reiniging van het materiaal of de distributie van het propere materiaal en de inzameling van het vuile.
Er zijn in principe drie contexten waarin hergebruik wordt toegepast: een volledig open systeem, zoals een stad met verschillende deelnemende cafés; een gesloten omgeving waar de klant de plek niet verlaat, zoals een festival; of een gesloten omgeving op een vaste locatie, zoals een kantoor of een school. Elke context vereist andere oplossingen voor hergebruik.
Voor het beheer van de voorraad in de bar ten slotte zijn er twee belangrijke aanbevelingen. Ten eerste is het cruciaal om één persoon aan te duiden die instaat voor het beheer van het materiaal tijdens het hele evenement. Ten tweede is het belangrijk om een duidelijke locatie te voorzien om de voorraad van het materiaal op een eenvoudige en georganiseerde manier te beheren. Dit onderstreept het belang om ook intern juiste en tijdig te communiceren.
Aarzel niet om de pagina van de OVAM te raadplegen voor meer informatie.